О проектах и мероприятиях, реализуемых в сфере архивного дела в 2022 году

Доклад начальника Управления муниципального архива Г.Р.Мусиной на аппаратном совещании 1 августа 2022 года

Современные архивы - это не только хранители информации, но и социально активные учреждения.

Для нас главное, чтобы все документы, которые находятся у нас на хранении, не лежали «мертвым грузом», а работали: помогали сохранению и изучению истории, семейных традиций, способствовали воспитанию патриотизма.

В январе текущего года архив города Казани переехал в новое, специально оборудованное для хранения архивных документов здание.

Общая площадь нового здания составляет более 7 тысяч кв. метров, а площадь, предназначенная для хранения документов – 4609 кв. метров. Это в 6 раз больше, чем в прежнем здании архива. За 7 дней было перевезено почти 53 тонны документов.

Архивохранилища соответствуют всем требованиям, которые предъявляются к хранению документов:

– оснащены новейшими системами пожаротушения;

– постоянно поддерживается необходимый температурный режим;

– здание круглосуточно охраняется специальной службой охраны.

В настоящее время в архиве хранится 1606 фондов, что составляет 142770 единиц хранения. В составе этих фондов содержится управленческая документация, документы по личному составу и документы личного происхождения.

Это фонды органов местного самоуправления и организаций, различных отраслей таких, как: образование, культура, здравоохранение, торговля, транспорт, строительство и др.

Эти документы важны, как для жителей Казани, так и для исследователей, которые изучают историю нашего города.

С начала года муниципальным архивом оказано 2404 государственных и 4383 муниципальных услуг. Самая популярная среди них – это услуга социально-правовой направленности, а именно получение жителями города справок об их заработной плате и трудовом стаже.

Для получения государственных и муниципальных услуг граждане могут обратиться лично, а также через МФЦ и портал госуслуг. Социальные запросы граждан поступают к нам и в рамках электронного межведомственного взаимодействия с территориальными отделами Пенсионного фонда РФ.

В нашем здании работает современный читальный зал. В этом году его посетили 2389 человек. В нем работают исследователи, преподаватели, школьники и студенты. Для них через Единую архивную информационную систему Республики Татарстан открыт доступ к фондам как государственного, так и муниципального архивов. Эта система содержит оцифрованные документы, которые наиболее востребованы. На сегодня нами оцифровано 547 единиц хранения, из которых 465 занесены в Единую архивную информационную систему РТ.

При необходимости пользователи читального зала могут поработать и с первоисточником. Вопросы, которые изучают наши посетители разнообразны: это и составление родословной, и изучение истории родного края и предприятий, и поиск ответов на вопросы о том, как развивалась культура, наука, судебная система и прочие.

Архивные фонды пополняются в основном за счет организаций нашего города, которые становятся нашими источниками комплектования. От того, какие документы, каких организаций, учреждений поступят на постоянное (вечное) хранение в наш архив, зависит, какими нас увидят наши потомки, как смогут оценить жизнь города.

На сегодня нашими источниками являются 84 организации, из них 17 включены в последние 6 месяцев. С большей частью из них сложились конструктивные взаимоотношения, направленные на улучшение качества нашей совместной деятельности по пополнению документального наследия города. Однако не все руководители предприятий понимают значимость данного сотрудничества. Необоснованные отказы руководителей от заключения договора о безвозмездном сотрудничестве с архивом впоследствии превращаются для людей в настоящую драму.

Зачастую при обращении в архив граждане обнаруживают, что сведений об их собственных периодах работы, размере заработной платы, об истории развития города, района, семьи отсутствуют, по причине того, что документы либо не сданы, либо сданы не в полном объеме. Именно поэтому пополнение архива источниками комплектования имеет большое значение не только для архива, но и для каждого человека в отдельности.

Работа по включению в источники архива ведется не только с предприятиями и организациями города, но и с представителями религиозных и общественных организаций.

В год празднования 1100-летия принятия ислама Волжской Булгарией заключен договор о сотрудничестве с мечетью «Ярдэм», проведены ряд встреч с представителями Духовного управления мусульман республики и Азимовской мечети.

Также достигнуты соглашения о сотрудничестве со Свято-Успенским Зилантовым женским монастырем и Казанским евангелическо-лютеранским приходом Святого Апостола Андрея.

Хотелось бы отметить работу в данном направлении администрации Советского района, префектуры территории «Старый город», Управления образования и отдела по взаимодействию с общественными организациями, которые помогают нам выстроить конструктивные отношения с руководителями предприятий и организаций.

Уважаемые руководители, прошу вас оказать содействие в работе по увеличению количества источников комплектования нашего архива.

За последние 17 лет в Казани было реализовано и реализуется много масштабных мероприятий и проектов. Все это воплотилось в жизнь благодаря Мэру Казани Ильсуру Метшину, деятельности руководителей Мэрии города, а также городских организаций и предприятий. Однако на сегодняшний день в архиве города практически нет документов и аудиовизуальных материалов, которые могли бы отразить историю этих событий в полном объеме.

Жизнь никогда не стоит на месте, она движется вперед, развиваясь и обогащаясь. При всем при этом необходимо помнить, что документы сейчас – это средство управления, а документы завтра – это свидетели истории, несущие в себе факты, суждения, оценки и ошибки. Это материальный носитель истории, который мы обязаны сохранить для потомков.

В связи с этим мы вышли с инициативным проектом «Сохраним историю города вместе».

В целях реализации этого проекта руководитель Исполнительного комитета Рустем Гафаров провел совещание с участием заместителей, руководителей структурных подразделений и подведомственных организаций. В рамках совещания всем было дано поручение подготовить историческую справку о деятельности структурных подразделений с момента их создания и по настоящее время.

Отличие современной эпохи заключается в том, что наряду с текстовыми и графическими документами все большее значение приобретают документы аудиовизуального характера. Развитие и доступность информационных технологий способствовали увеличению доли последних в общей массе документированной информации. Выросло целое поколение молодых людей, которые мобильным телефоном и цифровым фотоаппаратом пользуются чаще, чем шариковой ручкой.

Порой не узнаешь родной город на фотографиях, которые были сделаны несколько лет назад. Именно аудиовизуальные источники могут донести до нас атмосферу большого исторического события, восстановить местный колорит и архитектурный облик города, глубже понять образ эпохи.

Наши городские организации ведут активную работу по размещению аудиовизуальных документов в социальных сетях. Однако исторической ценности и значимости эти материалы не представляют.

Аудиовизуальные документы становятся ценными и значимыми только тогда, когда к ним прилагается аннотация, которая содержит информацию о людях, мероприятиях, объектах, а также времени и месте съемки.

Уважаемые руководители и жители нашего города, прошу вас поделиться с нами аудиовизуальными документами, которые в будущем обогатят историческое наследие Казани. Фотодокументы принимаются как в бумажном, так и в электронном виде. Фото на бумажном носителе оцифровываются. Для удобства пользователей все документы заносятся в Единую архивную информационную систему Республики Татарстан.

Историю делают люди. Документы личного происхождения призваны обогатить документальную базу архива информацией об интересных людях, их личном вкладе в развитие науки, экономики, культуры, искусства и других сферах.

Фонды личного происхождения принимаются в архивы на вечное хранение. На их хранение не влияют годы, чем старее документ, тем он становится ценнее.

Наш город богат людьми, которые внесли большой вклад в его развитие и развитие Республики. Они достойны того, чтобы информация о них была сохранена в истории города. В рамках реализации проекта руководителям дано поручение организовать работу по выявлению таких людей и оказать содействие в создании их личных фондов.

Благодарю сотрудников администрации Авиастроительного и Ново-Савиновского районов, Контрольно-счетной палаты, Комитета экономического развития, Управления делопроизводства и Организационного управления, а также МУП «Водоканал», ПАТП -2 и «Метроэлектротранс» за активную совместную работу по созданию личных фондов.

Всегда особое место в архивах занимают документы о Великой Отечественной войне.

В апреле текущего года на встрече с ветеранами в ДОСААФ ко мне подошла женщина, которая рассказала о том, что в их семье многие годы хранится письмо ее дяди с фронта, датированное июнем 1942 года. Оно написано на латинице в стихах на шести страницах. К сожалению, он не вернулся с фронта, и чтобы сохранить память о нем, она передала письмо в архив на вечное хранение.

Мы перевели это письмо на русский язык, оцифровали и разместили на своей странице в социальной сети «ВКонтакте».

Сейчас мы работаем над созданием архивной коллекции «Письма с фронта». Хочу поблагодарить сотрудников Комитета земельных и имущественных отношений за предоставленные материалы.

В этом году наш архив пополнился фондом Героя Советского союза, почетного гражданина города Казани Михаила Петровича Девятаева – летчика-истребителя, совершившего побег из германского концлагеря на самолете противника. Документы для создания фонда были переданы его сыном Александром Михайловичем Девятаевым.

На официальном портале органов местного самоуправления Казани размещена виртуальная выставка «Как становятся героями», посвященная 105-летию со дня его рождения.

В рамках пополнения фондов личного происхождения мы заключили договор о безвозмездном сотрудничестве с местной общественной организацией ветеранов (пенсионеров) Казани и надеемся, что наши фонды скоро пополнятся новыми документами.

В преддверии празднования 80-летия Великой Победы хотелось бы обратиться к жителям города с просьбой передать нам в архив письма, фотографии, воспоминания и иные документы их близких, родных, связанные с тем нелегким периодом.

Сотрудники архива наряду с текущей работой ведут работу, направленную на популяризацию архивного дела и патриотическое воспитание подрастающего поколения.

В рамках школы юного архивиста проводятся занятия для школьников, которые дают возможность донести до них ценность прошлых лет, пробудить интерес к своим предкам, к своей культуре, истории. Такие занятия вызывают у детей множество положительных эмоций, а полученная информация заставляет задавать все больше вопросов.

В целях сохранения преемственности поколений, укрепления семейных связей и изучения истории своего рода и родного края в апреле текущего года был организован и проведен зональный этап фестиваля родословной «Эхо веков в истории семьи – Тарихта без эзлебез». Казань славится своими большими и талантливыми семьями. Фестиваль проводится ежегодно и мы приглашаем к участию в нем всех желающих.

19 мая этого года совместно с сотрудниками государственного архива для жителей был проведено мероприятие «Ночь в архиве», посвященное 100-летию пионерской организации. В этом мероприятии приняли участие около 100 человек. Для участников был организован квест, мастер-класс по реставрации старинных документов и тематическая фотосессия.

Для стажеров Мэрии Казани в мае этого года была проведена экскурсия по архиву, благодаря которой они ознакомились с его деятельностью и возможностями.

Регулярно проводятся обучающие семинары для организаций-источников комплектования муниципального архива.

Во исполнение поручения Мэра Казани Ильсура Метшина об организации работы по цифровой трансформации архивных документов мы приняли участие в конкурсе на получение грантовой поддержки муниципальных архивов Республики Татарстан и выиграли грант на приобретение планетарного сканера «Элар».

Помимо конкурсов по поддержке муниципальных архивов, Государственным комитетом по архивному делу РТ объявлен конкурс на звание лучшего архива коммерческой и некоммерческой организации. Победившие получат грантовую поддержку, которую можно будет потратить на оборудование архивного помещения, на закупку специального оборудования и на мероприятия по популяризации архивной деятельности.

Уважаемые коллеги, приглашаем принять участие в данном конкурсе. Заявки принимаются до 14 августа включительно. Мы готовы оказать всестороннюю поддержку по подготовке документов.

Архив Казани обладает большим потенциалом по хранению, обеспечению безопасности и возможности оперативной работы с архивными документами.

В этом году на базе нашего архива в рамках реализации проекта «Цифровая бухгалтерия» для организации единого подхода проведена работа по централизованному размещению 70 тыс. дел муниципальных образовательных учреждений Казани. Эти документы будут оцифрованы и смогут быть использованы в работе дистанционно.

В результате проделанной работы было освобождено более 236 кв.м площадей муниципальных учреждений. Сейчас эти площади могут использоваться для осуществления полноценного образовательного или производственного процесса

В дальнейшем размещение у нас ведомственных архивов позволит сформировать единый центр хранения информации. Мы планируем продолжить эту работу с социально значимыми организациями города.

В целях укрепления и расширения профессиональных связей в октябре этого года в нашем городе будет проходить значимое событие – Всероссийское совещание главных хранителей фондов государственных архивов Российской Федерации. И наш архив выбран одной из площадок.