О ходе реализации проекта «Цифровая бухгалтерия»

Доклад начальника Финансового управления И.Р.Мухаметшина на аппаратном совещании 13 декабря 2021 года

Проект «Цифровая бухгалтерия» тесно связан с цифровой трансформацией, которая подразумевает фундаментальные изменения в подходах к управлению и корпоративной культуре.

Сегодня без цифровой трансформации невозможно представить развитие бизнеса. Компании разных сфер деятельности активно вводят цифровые инструменты в свою работу.

Исполнительный комитет Казани также развивает новые цифровые сервисы и подходы.

Так с 2020 года в рамках проектного офиса мы начали реализацию проекта «Цифровая бухгалтерия», который предусматривает централизацию бухгалтерских служб Исполнительного комитета и переход на современные стандарты обслуживания.

Централизация бухгалтерского учета уже доказала свою эффективность как в коммерческих, так и в государственных структурах.

В авангарде централизации в госсекторе идет Федеральное казначейство России, которое в 2020 году перевело на централизованный учет 475 учреждений, а в 2021 году более 1,5 тысяч.

При этом в республике также начался процесс централизации. С января 2022 года планируется перевод 7 ведомств и 42 подведомственных учреждений.

Цель проекта мы видим, прежде всего, в повышении эффективности бухгалтерского обслуживания за счет цифровизации бизнес-процессов, стандартизации учета, а также улучшения условий труда бухгалтеров.

Перед реализацией проекта нами был проведен детальный анализ районных бухгалтерий. Были построены карты существующих процессов. Проанализированы лучшие практики. Далее мы провели реинжиниринг процессов с учетом перехода на ЭДО и отказа от лишних элементов согласования.

В впервые была разработана матрица нормирования, которая позволяет рассчитать нагрузку по всем основным процессам на одного бухгалтера, а также применена новая прогрессивная система оплаты труда.

С 1 июля 2020 года мы начали пилотный проект и создали отдел стандартизации, в который перевели на бухгалтерское обслуживание 56 учреждений Управления образования, по 14 из каждого района.

В течение 4 месяцев отрабатывали новые нормативы, переход с бумаги на ЭДО, меняли и оптимизировали регламенты и графики документооборота.

На сегодняшний день создано МБУ «Центр бухгалтерского обслуживания» (ЦБО), который с лета 2021 года вышел на полноценную нагрузку и осуществляет бухгалтерское обслуживание 500 учреждений образования, где работает более 40 тысяч человек.

Теперь перейду к текущим результатам реализации проекта.

Основным является практически стопроцентный переход на ЭДО при взаимодействии с учреждениями. Так, на сегодня уже 500 тысяч документов получено и отправлено по ЭДО.

Плановый объем оборота в следующем году прогнозируем на уровне 800 тысяч единиц, что в будущем позволит отказаться от приобретения порядка 4-5 млн листов бумаги и, можно сказать, убережет от вырубки около 500 деревьев.

С внедрением ЭДО сотрудникам учреждений образования, а также родителям, чьи дети посещают детский сад, теперь не нужно ездить за справками. Они направляются электронно в учреждения для соответствующей передачи заявителю.

В данном контексте отмечу, что Министерством цифрового развития республики по нашему запросу предварительно согласована доработка портала госуслуг, которая позволит такие справки заказывать и получать через личный кабинет.

Значимым результатом внедрения ЭДО стала экономия времени представителей учреждений на поездку и пребывание в централизованной бухгалтерии.

По результатам проведенного опроса в среднем на это уходило от 1 до 2 часов, 2 раза в неделю, причем зачастую ездил непосредственно руководитель учреждения. Теперь все документы направляются и согласовываются по ЭДО в соответствии с разработанным регламентом.

Ярким примером эффективности цифровой трансформации бухгалтерии является отправка корешков по зарплате на электронную почту и ведение архива личных карточек сотрудников в цифре.

В рамках ЦБО только перевод в электронный вид архива по карточкам дал нам эффект в 6 штатных единиц.

Отметим, что ежемесячно ЦБО отправляет более 24 тысяч корешков для сотрудников учреждений образования.

В целях улучшения клиентского сервиса создан контакт-центр (843)212-07-06, в обязанности которого входит не только помощь сотрудникам учреждений в поиске ответа на свой вопрос, но и проверка уровня удовлетворенности в решении проблемы путем выборочного обратного звонка.

В рамках проекта успешно протестирована идея по установке двух мониторов на рабочие места с целью упрощения работы бухгалтера и исключения распечатки бумаги.

Цифровая трансформация коснулась бухгалтерских программ, доступ к которым реализован через облачные сервера, что позволяет бухгалтеру работать в любом месте, где есть компьютер и интернет.

Также внедрен режим комбинированной удаленной работы, когда бухгалтер работает в офисе и дома через день.

Важным моментом в реализации проекта для нас является обратная связь от учреждений в связи с чем, мы регулярно совместно с Управлением образования проводим опросы.

Так, по результатам последнего опроса 85% руководителей учреждений одобряют реализацию проекта «Цифровая бухгалтерия», причем половина из них отмечает улучшение качества предоставляемых услуг.

Помимо взаимодействия между бухгалтерией и учреждением поэтапно проводится работа по изменению регламентов и переходу на электронный документооборот с государственными и муниципальными структурами.

Отдельно отмечу, что все указанные на слайде структуры поддержали наши предложения и практически безболезненно начали взаимодействовать с ЦБО в новых форматах. Это такие учреждения, как казначейство, КЗИО, Фонд социального страхования и ряд других.

Проводится поэтапная работа по переводу на полный электронный документооборот крупнейших поставщиков услуг.

На сегодня все ресурсоснабжающие организации работают с нами по ЭДО. Только на них приходится порядка 30 тысяч документов в год.

Проведенные мероприятия позволили оптимизировать штатную численность бухгалтеров на 20% (86 шт. ед.), что дает экономию по фонду оплаты труда в годовом исчислении около 40 млн рублей.

Сейчас средний показатель по обслуживанию одного учреждения составляет 0,7 штатных единиц, что в 5 раз эффективнее по сравнению с учреждениями на самостоятельном учете. Таких учреждений у нас еще более 50.

Следующим этапом реализации проекта мы видим централизацию оставшихся на самостоятельном учете учреждений социальной сферы и отдельных структурных подразделений Исполнительного комитета.

Дальнейшее развитие мы видим во внедрении ботов, которые позволят значительно сократить объем монотонной работы бухгалтера.

Время регистрации одного документа для бухгалтера в среднем составляет 3 минуты 48 секунд. Если это будет делать бот, время операций сократится в 9 раз. Автоматизация этого процесса позволит снять пиковую нагрузку, которая чаще всего приходится на конец года. Всего таких операций по регистрации контрактов совершается около 40 тыс. в год.

Бот не совершает ошибок и не подвержен профессиональному выгоранию из-за монотонной работы.

Сейчас мы совместно с руководителем проектного офиса Р.Шафигуллиным тестируем, смотрим стабильность работы, вопросы безопасности.